വിവരാവകാശ നിയമ പ്രകാരം ഒരു വിഷയത്തെ കുറിച്ച് വിവരങ്ങള്‍ ആവിശ്യപെടുമ്പോള്‍ ക്രോഡീകരിച് സൂക്ഷിക്കുന്നില്ല ക്രോഡീകരിച്ച്/തയ്യാറാകി നല്‍കുന്നത് ഓഫീസിന്‍റെ പ്രവര്‍ത്തനത്തെ ബാധിക്കും എന്ന മറുപടി നല്‍കി വിവരങ്ങള്‍ നിഷേധിക്കുന്നത് അസാധാരണമായ നടപടിയല്ലാതായിരിക്കുന്നു, എന്നാല്‍ ആവിശ്യപെടുന്ന വിവരത്തിന്‍റെ ബാഹുല്യം കണക്കിലെടുത്ത് അപേക്ഷകനെ ശല്യകാരനായി പ്രഖ്യാപിക്കുക എന്നത് അസാധാരണമായ നടപടി തന്നെയാണ്,
അപേക്ഷകന് ആവിശ്യപെട്ടാല്‍ വിവരങ്ങള്‍ രേഖകള്‍ നല്‍കാന്‍ പാകത്തിന് കാലാനുകതമായ സൂചിക തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുക എന്നത് എല്ലാ പൊതുഅധികാരികളുടെയും നിയമപരമായ ബാധ്യതയാകുന്നു
വിവരങ്ങള്‍ ക്രോഡീകരിച്ച് സൂക്ഷിക്കുന്നില്ല
വിവരാവകാശനിയമം നിയമം നിലവില്‍ വന്ന്‍ 120 ദിവസത്തിനകം ചെയ്യേണ്ട നാലാം വകുപ്പ് അപേക്ഷകന് ആവിശ്യപെട്ടാല്‍ വിവരങ്ങള്‍ രേഖകള്‍ നല്‍കാന്‍ പാകത്തിന് കാലാനുകതമായ സൂചിക തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കണമെന്ന് വ്യവസ്ഥ ചെയ്യുന്നുണ്ട്, വിവരാവകാശനിയമം 4(1) വകുപ്പില്‍ ഓരോ പൊതു അധികാരസ്ഥാനവും അതിന്‍റെ എല്ലാ രേഖകളും ഈ നിയമം വഴിയായുള്ള അറിയാനുള്ള അവകാശം സുഖമമായി ലഭ്യമാക്കുന്നതിലേക്ക് തരം തിരിച്ച് പട്ടികയുണ്ടാക്കി അനുയോജ്യമായ രീതിയില്‍ സൂക്ഷിക്കുക, കൂടാതെ കമ്പ്യൂട്ടറില്‍ സൂക്ഷിക്കാനുതകുന്ന വിവരങ്ങള്‍ ന്യായമായ സമയത്തിനുള്ളിലും വിവരലഭ്യതയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലും കമ്പ്യൂട്ടറില്‍ ലഭ്യമാകുന്നു എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും അത്തരം വിവരങ്ങള്‍ രാജ്യവ്യാപകമായി ഒരു നെറ്റ് വര്‍ക്കിലൂടെ ബന്ധിപ്പിച്ചുകൊണ്ട് ലഭ്യത സുഖമമാക്കേണ്ടതാണ് വിവരാവകാശ നിയമത്തില്‍ തന്നെ വ്യവസ്ഥ ചെയ്തിരിക്കെ നിയമം നിലവില്‍ വന്ന്‍ വര്‍ഷങ്ങള്‍ നിരവധി കഴിഞ്ഞു പോയിട്ടും വിവരങ്ങള്‍ ഇതുവരെ ക്രോഡീകരിച്ച് സൂക്ഷിച്ചിട്ടില്ല അല്ലെങ്കില്‍ സൂക്ഷിക്കാന്‍ തുടങ്ങിയിട്ടില്ല എന്നത് ഗുരുതരമായ കൃത്യവിലോപമായി കണക്കാക്കേണ്ടതാണ്,
കൂടാതെ ഈ നടപടി ബഹുമാനപെട്ട മുഖ്യവിവരാവകാശ കമ്മീഷണറായിരുന്ന ഡോ:സിബി മാത്യുസിന്‍റെ ഹരജി നമ്പര്‍ AP.No678(5)/SIC/2010 തീര്‍പ്പ്‌ കല്‍പ്പിച്ചുകൊണ്ടുള്ള നടപടിക്രമം No:6316/SIC-Gen1/2010 നു വിരുദ്ധമാണ്, ഈ ഉത്തരവില്‍ അദ്ധേഹം ചോദിച്ചത് പോലെ "വിവരങ്ങള്‍ ക്രോഡീകരിച്ച് കലക്ട്രേറ്റില്‍ സൂക്ഷിട്ടില്ലെന്നിരിക്കെ ഏത് ഫയല്‍/രജിസ്റ്ററുകള്‍ പരിശോധിച്ചാണ്" തികച്ചും സാധാരണക്കാരനായ അപ്പീല്‍വാദി വിവരങ്ങള്‍ മനസ്സിലാക്കേണ്ടത്,
ഇനി ക്രോഡീകരിച്ച് ലഭ്യമല്ല എങ്കില്‍ പോലും വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കാന്‍ അനവധി തവണ ബഹു.കേരളാ വിവരാവകാശ കമ്മീഷന്‍ ഉത്തരവ് നല്‍കിയിട്ടുണ്ട് കാരണം വിവരാവകാശ നിയമ പ്രകാരമുള്ള അപേക്ഷകന് ആവിശ്യപെടുന്ന വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കാന്‍ കഴിയുന്ന വിധത്തില്‍ കാലാനുകത്മായ സൂചികയോടെ ലഭ്യമായ എല്ലാ വിവരങ്ങളും തയ്യാക്കി സൂക്ഷിക്കാന്‍ വിവരാവകാശ നിയമം പൊതുവിവരാവകാശ അധികാരിയെ ചുമതല പെടുത്തുന്നുണ്ട്
സെന്‍ട്രല്‍ പബ്ലിക് റെക്കോര്‍ഡ്‌ ആക്റ്റ് (കേന്ദ്ര പൊതുരേഖാ നിയമം) അനുസരിച്ച് പൊതുഅധികാരി/പൊതുഅധികാരസ്ഥാനം, പബ്ലിക് റെക്കോര്‍ഡ്‌ ഓഫീസര്‍/കസ്റ്റോഡിയന്‍ എന്നനിലയില്‍ വിവരങ്ങളും, രേഖകളും ക്രമീകരിച്ച് സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുണ്ട് അത് പോലെ തന്നെ നഷ്ട്ടപ്പെട്ടതോ, നശിച്ചു പോയതോ, നശിപ്പിച്ചു കളഞ്ഞതോ ആയ ലഭ്യമല്ലാത്ത വിവരങ്ങളെ കുറിച്ച് തരം തിരിച്ച സ്റേറ്റ്മെന്‍റ് പ്രസിദ്ധീകരിക്കേണ്ടതും അവരുടെ മാത്രം ബാധ്യതയാകുന്നു, ഇനി ആവിശ്യമുള്ള രേഖകള്‍, വിവരങ്ങള്‍ എന്നിവ വേണമെങ്കില്‍ അതിന്‍റെ പ്രാധാന്യം അനുസരിച്ച് പുനര്‍നിര്‍മിക്കേണ്ടതും അവരുടെ നിയമപരമായ ബാധ്യതയാകുന്നു,
രേഖകളും, വിവരങ്ങളും നഷ്ട്ടപെട്ടത് കൊണ്ട് (Missing File) നല്‍കാന്‍ കഴിയില്ല എന്നത് വിവരം നല്‍കാതിരിക്കുന്നതിനുള്ള കാരണമായി പറയാവതല്ല അത് 1. കേരള സര്‍ക്കാരിന്‍റെ സര്‍ക്കുലര്‍ നമ്പര്‍:- 84393/Cdn.5/2014/GAD dated:09/02/2015, 2. പൊതുരേഖ നിയമം (പബ്ലിക് റെക്കോര്‍ഡ്‌ ആക്റ്റ് 1993 No:69 of 1993), 3. ബഹു. ഡല്‍ഹി ഹൈകോടതിയുടെ ഉത്തരവ് നമ്പര്‍ W.P.(C) 3660/2012 Dated.13.09.2013 (in respect of RTI Act-2005), 4. ബഹു. കേന്ദ്ര വിവരാവകാശ കമ്മീഷന്‍റെ ഉത്തവ്‌ നമ്പര്‍ CIC/DS/A/2013/001788-SA Dated 29/0/2014, 5. കേരള സംസ്ഥാന വിവരാവകാശ കമീഷന്‍ സെക്രട്ടറിയുടെ കത്ത് നമ്പര്‍ 16609/G8-Admn/14SIC Dated 28/10/2014 എന്നീ ഉത്തരവുകളുടെ വ്യക്തമായ ലംഘനവും കോടതിയലക്ഷ്യവും കൂടിയാകുന്നു,
പൊതുരേഖകള്‍ ലഭ്യമല്ല, അകാരണമായി നല്‍കാന്‍ കഴിയില്ല എന്ന് മറുപടി നല്‍കുന്നത് അത് നഷട്ടപെട്ടത് കൊണ്ടാണ് എന്ന് വ്യക്തമാണ് ഇത് പബ്ലിക് റെക്കോര്‍ഡ്‌ ആക്റ്റ് അനുസരിച്ച് എഴു വര്‍ഷം മുതല്‍ പത്ത് വര്‍ഷംവരെ തടവ് ശിക്ഷ ലഭിക്കാവുന്ന ഗുരുതര കുറ്റമാകുന്നു
മാത്രമല്ല സെക്ഷന്‍ IPC201 അനുസരിച്ച് ഈ നിയമലംഘനങ്ങള്‍ അഞ്ചു വര്‍ഷം വരെ തടവോ, പത്തായിരം രൂപ പിഴയോ, രണ്ടും കൂടിയോ ശിക്ഷ ലഭിക്കാവുന്ന കുറ്റമാകുന്നു
വിവരാവകാശ നിയമത്തെ നിസ്സാരവല്‍കരിച്ച്കൊണ്ട് ചിലര്‍ കാണിക്കുന്ന ധിക്കാരപരമായ അനാസ്ഥയോട് കണ്ണടക്കുവാന്‍ തയ്യാറല്ല, നിയമം അനുശാസിക്കുന്ന വിധത്തില്‍ വിവരാവകാശ നിയമം നടപ്പാക്കുവാന്‍ ആവിശ്യമായ സംവിധാനം ഒരുക്കുക എന്നത് ഏതൊരു പൊതുഅധികാരിയുടെയും കടമയാണ് അതില്‍നിന്നും പൊതുവിവരാവകാശ അധികാരിക്കും ഒന്നാംഅപ്പീല്‍ അധികാരിക്കും ഒഴിഞ്ഞുമാറാന്‍ സാധ്യമല്ല, വളരെ നല്ല ഒരു ഉദ്ദേശ്യത്തോടെ സ്ഥാപിതമായ വിവരാവകാശ നിയമത്തെ ദുഷ്ട്ടലാക്കോടുകൂടി സമീപിക്കുന്നത്/ദുരുപയോഗം ചെയ്യുന്നത് ഒരു കാരണവശാലും പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കാന്‍ പാടില്ലാത്തതാണ് അങ്ങനെ വന്നാല്‍ നിയമം അനുസാസിക്കുന്ന അനന്തരനടപടികളുമായി മുന്നോട്ട് പോകേണ്ടിവരും
അപേക്ഷകന് ആവിശ്യപെട്ടാല്‍ വിവരങ്ങള്‍ രേഖകള്‍ നല്‍കാന്‍ പാകത്തിന് കാലാനുകതമായ സൂചിക തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുക ഈ വിവരങ്ങള്‍ വെബ്സൈറ്റില്‍ പ്രസിദ്ധീകരിക്കുക എന്ന പൊതുഅധികാരികളുടെ നിയപരമായ ബാധ്യതയില്‍ വന്ന വീഴ്ച മൂലം സംഭവിക്കുന്ന അപേക്ഷകളുടെ ബാഹുല്യം കാരണമായി അപേക്ഷകന് വിവരങ്ങള്‍ നിഷേധിക്കുക എന്നത് മറച്ചുവെച്ച വിവരങ്ങളിലെ നിയമ ലംഘനങ്ങള്‍ മൂടിവെക്കാന്‍ മാത്രമാണ്
